Was Sie über die Organisation einer professionellen Live-Veranstaltung wissen sollten

Am 20. März soll bundesweit ein Großteil der bisher geltenden
Coronaschutzmaßnahmen wegfallen – darauf haben sich Bund und Länder bereits geeinigt. Obwohl wir in den vergangenen zwei Jahren in unserem Studio4.DIGITAL  zahllose erfolgreiche digitale und hybride Veranstaltungen durchgeführt haben, kribbelt es uns bei der Aussicht auf Präsenzveranstaltungen natürlich ungemein in den Fingern.

Wir wollen Menschen mit Events begeistern, das ist unser Antrieb. Eine perfekt geplante und reibungslos durchgeführte Veranstaltung findet ihren Ausdruck in den Gesichtern der Teilnehmer, die live und in Farbe vor uns stehen. So bekommen wir als „Emotionsfabrik“ ganz unmittelbar mit, wie unsere Arbeit die Teilnehmer bewegt. Und das bewegt uns. Im Folgenden verraten wir Ihnen, was Sie bei der Planung Ihrer Live-Veranstaltung wissen sollten.

Meine Firma plant eine Präsenz-Veranstaltung. An wen richte ich wie meine Anfrage?

Am besten, Sie rufen uns direkt an oder schreiben uns eine E-Mail.  Wenn Sie uns schnell und unkompliziert kontaktieren und um Rückruf bitten möchten, nutzen Sie gerne unser Kontaktformular. Wir hatten schon einmal Kontakt? In diesem Fall können Sie sich natürlich auch direkt an Ihre bekannte Projektleitung wenden. Bitte teilen Sie uns die groben Eckdaten (Was? Wann? Wo? Wieviele Teilnehmer?) – soweit bekannt – schon mit.

Wie sehen die ersten Schritte der Zusammenarbeit aus? 

Zunächst vereinbaren wir einen Termin für ein Erstgespräch, das ca. 30 Minuten dauert. Hier klären wir im persönlichen Gespräch, um welche Art von Veranstaltung es sich genau handelt, was Sie mit der Veranstaltung bewirken wollen, und welche Aspekte Ihnen bei der Gestaltung und Durchführung besonders wichtig sind.

Anschließend ziehen wir intern Fachkräfte aus allen benötigten Gewerken hinzu. Da wir alle Fachbereiche unter einem Dach abbilden, können wir die Qualität unserer Arbeit jederzeit garantieren.

Kann ich mit mehreren Dienstleistern zusammenarbeiten?

Sie haben schon einen Partner für die Planung Ihrer Veranstaltung und möchten nur einen Teil des Projektes (z.B. die technische Umsetzung) an uns abgeben? In diesen Fällen setzen wir uns gerne mit dem vorhandenen Planungspartner zusammen und stellen sicher, dass wir nahtlos zusammenarbeiten, um Ihnen gemeinsam ein optimales Erlebnis zu bieten.

Welche Informationen sollte ich als Kunde zur Verfügung stellen können? 

Am besten stellen Sie uns gleich zu Beginn Ihre Kontaktdaten sowie die Eckdaten des geplanten Events zur Verfügung. Je mehr Details Sie über Ihr Vorhaben mit uns teilen können, desto besser können wir zügig in eine detaillierte Planung einsteigen. Natürlich benötigen wir Ihre Veranstaltungsdaten sowie Informationen zur Location. Sollten Sie noch keinen Veranstaltungsort gewählt haben, unterstützen wir Sie gerne bei der Suche nach einem geeigneten Ort.

 Auch eine grobe Vorstellung von der Größenordnung Ihres Events sowie vom Tagesablauf sind hilfreiche Informationen für uns, damit wir Ihre Veranstaltung optimal begleiten können. Ergänzende Leistungen wie Catering, foto- und/oder videografische Begleitung oder Ähnliches können wir Ihnen ebenfalls unkompliziert anbieten bzw. aus unserem Pool an bewährten Kooperationspartnern vermitteln.

Wie lange dauert es von der Anfrage bis zur Veranstaltung?

Die Dauer dieser Zeitspanne hängt sehr vom jeweiligen Projekt und Kunden ab. Bei uns kommt alles vor: Spontane Veranstaltungen mit zwei Wochen Vorlauf können oft genauso gut realisiert werden wie große Firmen-Events mit mehreren Monaten Vorlaufzeit. Es kommt immer auf die aktuelle Verfügbarkeit von Personal und Logistik an. Generell gilt: Je größer und aufwendiger Ihr Event ist, desto früher sollten wir uns unterhalten.

Wir rechnen damit, dass die Nachfrage nach Veranstaltungsdienstleistungen in den kommenden Monaten stark ansteigen wird. Zögern Sie nicht zu lange und kommen Sie mit Ihrem Vorhaben rechtzeitig auf uns zu, damit wir garantiert all Ihre Wünsche berücksichtigen können.