Was ist ein hybrides Event?

Wie Sie mit hybriden Veranstaltungen mehr Menschen erreichen

EUROPART

Einen Satz hören und sagen wir mittlerweile immer wieder: Hybrid ist die Zukunft. Dabei beziehen wir uns nicht auf Fortbewegungsmittel, sondern auf die Art und Weise wie Veranstaltungen in Zukunft stattfinden werden. Die Coronavirus-Pandemie wirkt wie ein Katalysator, weil plötzlich Präsenzveranstaltungen nicht mehr wie gewohnt machbar waren, nahmen die Veranstaltungswirtschaft und ihre Kunden zunächst Online-Events in den Fokus. Hier hat sich in kurzer Zeit extrem viel getan. In unserem Studio4.DIGITAL in Hagen realisieren wir erfolgreich Online-Events für unsere Kunden auf TV-Produktionsniveau. Doch die Situation bleibt dynamisch.

Bei derzeit sinkenden Inzidenzen werden nämlich Präsenzveranstaltungen – wenn auch mit beschränktem Teilnehmerkreis – Schritt für Schritt wieder möglich. Ist Online dann Geschichte? Keinesfalls. Es ist nämlich so, dass Unternehmen die zahlreichen Vorteile von Online-Veranstaltungen schätzen gelernt haben. Kostenreduktion und Reichweitensteigerung sind hier als die deutlichsten Vorteile zu nennen. Viele unserer Kunden lieben die Energie und Dynamik von Präsenzveranstaltungen und wollen doch auf die Vorteile eines Online-Events nicht verzichten. Die Lösung heißt also: Hybrid-Events!

Was ist ein Hybrid-Event?

Ein hybrides Event ist eine Veranstaltung, die einerseits an einem physischen Ort mit begrenzter Teilnehmerzahl stattfindet und andererseits gleichzeitig online von einem dispersen Publikum verfolgt wird. Dabei haben sowohl Präsenz- als auch Online-Teilnehmer die Möglichkeit mit den Akteuren auf der Bühne zu interagieren. Hier lässt sich schon erahnen, dass Hybrid-Events auch ganz eigene Herausforderungen mit sich bringen. Doch werfen wir zunächst einen Blick auf die Vorteile hybrider Veranstaltungskonzepte.

Nicht zuletzt gilt es auch die Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei digital umgesetzten Veranstaltungen zu erfüllen. Zu diesem Zweck haben wir einerseits Expertise direkt im Haus aufgebaut, arbeiten andererseits aber bei sehr komplexen Anforderungen an die Datensicherheit auch mit externen Spezialisten zusammen, die unsere Sicherheitskonzepte genehmigen und in der Praxis überwachen.

Fernuniversität Hagen Expertentalk Hybrid Veranstaltung

Welche Vorteile bieten hybride Veranstaltungen?

Unabhängig von Ort und Zeit

Findet Ihre Veranstaltung gleichzeitig vor Ort wie im Livestream statt, erreichen Sie mehr Menschen. Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viele Menschen nicht zu Ihrer Veranstaltung kommen können, weil sie es aus beruflichen, gesundheitlichen oder schlicht räumlich-zeitlichen Gründen nicht schaffen? Wie wäre es, wenn Sie diese Hürden abräumen, indem Sie zusätzlich zur Präsenzveranstaltung einen hochwertig aufbereiteten Livestream anbieten, der so gute Präsentations- und Interaktionsmöglichkeiten bietet, dass sich Ihre Online-Teilnehmer nicht wie Gäste zweiter Klasse, sondern gleichwertig mittendrin fühlen? Ein professionell durchgeführtes Hybrid-Event ist der Schlüssel. Mit einer guten Planung funktioniert das sogar über Zeitzonen hinweg.

Klassifizierung von Teilnehmern

Insbesondere kostenpflichtige Events profitieren von hybriden Konzepten, erlauben sie doch beispielsweise die Klassifikation von Teilnehmern in verschiedene Kategorien. VIP-Teilnehmer sind vielleicht vor Ort dabei, genießen noch ein gemeinsames Abend-Event oder werden mit zusätzlichen Inhalten versorgt, während Online-Teilnehmer das „kleine Paket“ buchen. Verkaufen Sie eine begrenzte Zahl an hochpreisigen Tickets sowie eine große Zahl an günstigeren Online-Tickets. Hier haben Veranstalter viel Gestaltungsspielraum, um unterschiedliche Zielgruppen-Segmente gut abzuholen.

Kostenreduktion

Hybride Veranstaltungen helfen unseren Kunden dabei, teils erhebliche Kosteneinsparungen zu realisieren. Wenn Sie statt in fünf Präsenzveranstaltungen Ihre gesamte Belegschaft oder Zielgruppe bei einem Hybrid-Event versammeln können, sparen Sie bares Geld, viel Zeit und schonen die Kapazitäten Ihrer Marketing- oder Event-Abteilung. Die Rechnung ist ganz einfach: Sie buchen einen Veranstaltungsort, einen Technik-Dienstleister, einen Caterer – nicht fünf. Außerdem sinken die Grenzkosten bei hybriden Veranstaltungen irgendwann, d.h. die Kosten steigen nicht proportional mit der Teilnehmerzahl weiter an, wie es bei Präsenzveranstaltungen der Fall ist.

Wirtschaftlicher Arbeiten

Neben der bloßen Reduktion von veranstaltungsbezogenen Kosten bietet sich bei kostenpflichtigen Hybrid-Veranstaltungen ein weiterer monetärer Vorteil: Mehr Teilnehmer = höhere Einnahmen aus Ticketverkäufen sowie nachgelagerten Verkäufen, z.B. von Produkten, Seminaren oder Merchandise-Artikeln. Höhere Einnahmen bei gleichzeitig geringeren Kosten bedeuten einen besseren Ertrag.

Mehr Reichweite – mehr Attraktivität

Gewinnen Sie durch ein hybrides Angebot nun mehr Teilnehmer, wird es in der Regel auch für Partner und Sponsoren, die natürlich auf die Reichweite schauen, interessanter. Das eröffnet Ihnen gegebenenfalls ganz neue Möglichkeiten in der langfristigen Entwicklung Ihres Geschäfts.

Nachhaltigkeit

Auch mit Blick auf Umwelt und Nachhaltigkeit möchten wir Ihnen Hybrid-Events unbedingt ans Herz legen. Es macht einen Riesenunterschied, ob 1.000 Leute individuell zu Ihrer Veranstaltung anreisen oder ob 800 von Ihnen online dabei sind. Hybride Veranstaltungsformate reduzieren neben den Kosten also auch die CO2-Emissionen, die durch die Anreise von Teilnehmern entstehen. Weniger Teilnehmer vor Ort heißt aber auch: weniger weggeworfene Lebensmittel und weniger Innenausstattung die oft nach dem Event entsorgt wird.

Lebendige Atmosphäre

Anders als bei reinen Online-Formaten, begegnen sich bei Hybrid-Events echte Menschen in einem physischen Raum. Dies allein sorgt für eine lebendige Atmosphäre, die wiederum Möglichkeiten schafft, die sich rein online oft nicht oder nur mit enormen Aufwänden realisieren lassen. Der Mix aus Präsenz- und Online-Teilnehmern sowie die Interaktion dieser Gruppen untereinander oder mit den Akteuren auf der Bühne sorgt für Spannung, hebt die Stimmung und hält die Aufmerksamkeit längere Zeit auf einem hohen Niveau.

Welche Herausforderungen bringen hybride Veranstaltungen mit sich?

Wir haben es oben schon angedeutet: Hybride Veranstaltungen lassen sich nicht ohne Weiteres auf die Formel Präsenz + Online = Hybrid reduzieren. Das Ganze ist wie so oft mehr als die bloße Summe seiner Teile. Mit welchen Herausforderungen müssen Sie also bei Hybrid-Veranstaltungen rechnen?

Interaktion

Events, ganz gleich ob vor Ort, nur online oder hybrid, leben ganz maßgeblich von der Interaktion. Bei Hybrid-Veranstaltungen wird das Thema Interaktion etwas komplexer, weil es eine Ebene mehr gibt. Im Idealfall können Online-Teilnehmer genauso gut mit den Presentern interagieren wie Teilnehmer vor Ort. Hinzu kommt die Interaktion der Präsenz- und Online-Teilnehmer unter sich sowie der beiden Gruppen miteinander. Wir bieten erprobte Lösungen an, die bei Ihrem Hybrid-Event persönlichen Austausch auf allen Ebenen möglich machen.

Präsentation der Inhalte und Kameraführung

Bei jedem Hybrid-Event wichtig zu wissen: Präsentations-/Folien- und Kameraführung unterscheiden sich erheblich zwischen Online- und Präsenz-Events. Klar, alle Teilnehmer sollen die gleichen Informationen erhalten, diese müssen aber online anders präsentiert werden als im Raum. Im Saal ist es beispielsweise kein Problem, eine Präsentation dauerhaft anzuzeigen; im Livestream wäre das jedoch als einziges Bild eine ziemlich langweilige Angelegenheit. Deshalb arbeiten wir mit Split-Screens, Masken, verschiedenen Kameraperspektiven und interessanten Schnittbildern.

Auch mit Blick auf die Kameraführung gilt es Einiges zu beachten. Damit nämlich auch Online-Teilnehmer ein Gefühl von „mittendrin, statt nur dabei“ bekommen, braucht es in jedem Fall eine Kameratotale, die den Raum offenbart, in dem sich die Akteure bewegen. Gleichzeitig braucht es verschiedene Blickwinkel auf die Bühne, damit das Livestream-Bild nicht auf Dauer langweilig wird. Kurzum: Für Hybrid-Events müssen alle Register gezogen werden, damit alle Beteiligten Freude an der Veranstaltung haben.

 

Welche Arten von Events eignen sich für hybride Formate

Im Grunde kann ausnahmslos jedes Event auch hybrid umgesetzt werden. Besonders interessant sind hybride Konzepte zukünftig mit Sicherheit für Konferenzen, Tagungen und fachspezifische Kongresse. Aber auch Vorträge, Entertainment-Events, Mitarbeiter-Events und -Schulungen sowie für alle Veranstaltungen der Wissensvermittlung können sinnvoll hybrid realisiert werden. Mit einem durchdachten Konzept und einer professionellen Umsetzung gibt es kaum Grenzen.

Wenn auch Sie die perfekte Kombination der On- und Offline-Welt für Ihre Veranstaltungen suchen, sprechen Sie uns gerne an!

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Der ultimative Praxis-Leitfaden für alle die ein digitales Event planen und virtuell Ihre Gäste erreichen wollen.

 

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