Inzidenz sinkt – Welche Veranstaltungen werden in naher Zukunft möglich sein?

Planungssicherheit für Veranstalter in Zeiten sinkender Inzidenzen

EUROPART

Die Corona-Fallzahlen und damit auch die 7-Tage-Inzidenz sinkt bundesweit. Sind Online- und Hybrid-Events damit bereits abgemeldet? Zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Textes lag die bundesweite Inzidenz bei 4,9, Tendenz sinkend, nachdem sie tags zuvor leicht gestiegen war. Zeitgleich steigt die Impfrate kontinuierlich und zahlreiche vollzogene Öffnungsschritte verheißen die Rückkehr zur „alten Normalität“.

Viele Firmen frohlocken bereits, die Pandemie sei überwunden und man könne dementsprechend langsam zurückkehren zum „business as usual“. Doch wenn wir eines gelernt haben in den vergangenen 18 Monaten, dann, dass eine Pandemie keine Rücksicht auf unsere Pläne nimmt. Die Delta-Variante ist vielerorts in Deutschland bereits dominierend, wenngleich auf einem insgesamt sehr niedrigen Niveau. Was daraus in wenigen Wochen werden kann, hängt sehr stark von unserem Verhalten ab.

Welche Event-Optionen bieten sich jetzt und in absehbarer Zukunft?

Als erstes möchten wir festhalten: Es gibt keine absolute Planungssicherheit in diesen Zeiten. Zahlreiche Events dürfen stattfinden, aber… Und dieses Aber variiert von Ort zu Ort , von Bundesland zu Bundesland. Jedes Veranstaltungsvorhaben will daher individuell und ganz genau betrachtet werden, damit man bei Bedarf sehr feinfühlig reagieren und die Planung nach Bedarf anpassen kann, ohne das ganze Konzept über den Haufen werfen zu müssen.

Nicht zuletzt gilt es auch die Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei digital umgesetzten Veranstaltungen zu erfüllen. Zu diesem Zweck haben wir einerseits Expertise direkt im Haus aufgebaut, arbeiten andererseits aber bei sehr komplexen Anforderungen an die Datensicherheit auch mit externen Spezialisten zusammen, die unsere Sicherheitskonzepte genehmigen und in der Praxis überwachen.

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Events hybrid und flexibel planen

Wir haben in den vergangenen Monaten zahlreiche hybride Events  und zuletzt auch wieder die eine oder andere Präsenz-Veranstaltung geplant und durchgeführt. Aus unserer Sicht bietet ein hybrides Konzept momentan die größtmögliche Flexibilität. Werden letztendlich weniger Präsenzteilnehmer zugelassen, bietet sich immer noch die Option, mehr Menschen in das ohnehin bereits mit geplante Online-Event zu überführen.

Wir als technischer Dienstleister sind dafür da, die Strukturen zu schaffen, mit denen Sie als Veranstalter möglichst planungssicher arbeiten können. Auch wenn wir alle noch „auf Sicht fahren“, können wir auf diese Weise doch schon ein beachtliches Maß an Planungssicherheit bieten. Planen wir von vornherein hybrid, haben wir alle Fäden in der Hand, um fast in Echtzeit auf sich ändernde Gegebenheiten zu reagieren – ohne Ihr Event kurzfristig absagen zu müssen.

Mit Roadshows große Veranstaltungskonzepte genehmigungsfähig aufbrechen

Ein weiterer Trend, den wir als Event-Dienstleister aktuell wahrnehmen, geht in Richtung Roadshow s. Roadshows sind derzeit vor allem als kleinteilige Alternative zu großen Messen gefragt. Viele Menschen haben immer noch Angst vor großen Menschenansammlungen und werden Messen noch eine ganze Zeit lang meiden. Dem können wir mit regionalen Roadshows mit begrenzter Teilnehmerzahl effektiv entgegenwirken. Angenehmer Nebeneffekt: Roadshows sind ihrem Wesen nach so konzipiert, dass sie meist im genehmigungsfähigen Rahmen bleiben.

Kleine, mehrwöchige InHouse-Messe statt großes Messe-Event

Darüber hinaus erreichen uns seit einigen Wochen wieder vermehrt Anfragen für InHouse-Messen. Über einen Zeitraum von meist mehreren Wochen bauen wir eine attraktive Präsentationsfläche im Innen- oder Außenbereich Ihres Firmengeländes auf. Dort können Sie in Ruhe Ihre Key-Accounts empfangen, physische Produkte zum Anfassen zeigen und in direkten Austausch treten. Dieses Format ist genau wie Hybrid-Events und Roadshows sehr gut skalierter und so flexibel, dass Sie sich mühelos auf veränderte Rahmenbedingungen einstellen können.

Quo vadis, Veranstaltungsplanung?

Derzeit sind umfangreiche Hygienekonzepte allgegenwärtig und aus unserer Sicht auf lange Sicht nicht wegzudenken. Wir werden noch eine ganze Weile leben müssen mit Kontaktnachverfolgung, Tests, der Prüfung des Impfstatus, Abstandhalten etc. Je eher es uns als Veranstaltern, Eventplanern und technischen Dienstleistern gelingt, dies zu akzeptieren, desto eher erlangen wir wieder eine gefühlte Normalität, auch mit Blick auf Veranstaltungskonzepte, die derzeit noch nicht genehmigt werden können.

Je nachdem, auf welche eigenen Ressourcen Sie in Ihrem Unternehmen zurückgreifen können, arbeiten wir in der Abstimmung mit dem örtlichen Gesundheitsamt entweder Ihrer Event-Abteilung konsequent zu oder nehmen Ihnen den Weg hin zum genehmigungsfähigen Hygienekonzept gleich ganz ab.

In jedem Fall möchten wir Sie ermutigen, nicht vor den unvermeidbaren Ungewissheiten im Planungsprozess zurückzuschrecken. Wer jetzt den Kopf in den Sand steckt, wird sehr lange keine Veranstaltungen mehr durchführen. Können Sie sich das leisten?

Wir bei GO4IT! greifen auf etablierte Strukturen zurück, die es uns erlauben Ihr Event mit sehr großer Sicherheit stattfinden zu lassen. Hybrid-Veranstaltungen, Roadshows und InHouse-Messen planen wir flexibel und in engem Austausch mit den Behörden. Sollten die Inzidenzen in den kommenden Wochen und Monaten doch wieder so weit steigen, dass Präsenzveranstaltungen erneut nicht mehr machbar sind, haben wir mit unserem Studio4.DIGITAL  in Hagen die allerbesten Voraussetzungen, um Ihr Eventkonzept in ein reines Online-Format zu überführen, welches sich hinter Präsenz- und Hybrid-Events garantiert nicht verstecken muss.

Gerne zeigen wir auch Ihnen, wie Sie trotz aller Unsicherheiten die maximal mögliche Planungssicherheit für Ihre Veranstaltung erreichen können. Sprechen Sie uns an!

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