Interne Kommunikation im Home Office

Interne Kommunikation im Home Office – Wie die DÖRKENGROUP ihre Mitarbeiter digital an einen Tisch bringt

Die DÖRKENGROUP mit Stammsitz im nordrhein-westfälischen Herdecke ist ein auf Bauverbundfolien, Mikroschicht-Korrosionsschutzsysteme, Bautenfarben und Tönpastensysteme spezialisiertes Unternehmen. Mit knapp 1.000 Mitarbeitern steht die DÖRKENGROUP in der Pandemie-Situation vor großen Herausforderungen hinsichtlich der internen Kommunikation.

Um die Mitarbeiter in Zeiten von Home Office und Reisebeschränkungen an einem (virtuellen) Tisch zu versammeln, führte das Unternehmen unter dem Motto „Wir entdecken Dörken“ am 19.3.2021 ein Digital-Event im Studio Dubai 180° der GO4IT! GmbH in Hagen durch. Der inhaltliche Ablauf der digitalen Veranstaltung wurde vom Kunden vorgegeben, die Organisation vor Ort erfolgte gemeinsam mit uns. 

Die anwesenden Mitarbeiter der DÖRKENGROUP sprachen uns ihr vollstes Vertrauen aus und überließen uns die Wahl der Darstellung. So entschied das GO4IT!-Team welche Darstellungsform gerade am besten geeignet war: ob Split-Screen, die bloße Kameraeinstellung oder eine Vollbildpräsentation.

Circa 250 Mitarbeiter nahmen an diesem über Zoom organisierten Digital-Event teil, welches einerseits dem Informationsaustausch diente, andererseits auch reichlich Gelegenheit für Gruppenarbeit und Gruppengespräche einräumte. Im Studio waren zwei Moderatoren, drei firmeninterne Referenten aus Geschäftsleitung und Vorstand, ein Gast-Speaker und zwei Mitarbeiter für die Organisation anwesend. Selbstverständlich erfüllt GO4IT! bei allen virtuellen Events sämtliche jeweils geltenden Schutz- und Hygienevorschriften inklusive Schnelltests für alle Anwesenden. Zusätzlich wurde eine Mitarbeiterin für einen Vortrag inklusive eines gemeinsamen Bastelspiels auf dem Home Office zugeschaltet.

Ist Gruppenarbeit im Rahmen eines Digital-Events möglich?

Immer wieder fragen uns Kunden, ob sich im Rahmen einer digitalen Mitarbeiterveranstaltung überhaupt effektive Gruppenarbeit realisieren ließe. Schließlich bietet bei Präsenzveranstaltungen in der Regel die Gruppenarbeitszeit die beste Möglichkeit für den direkten, persönlichen Austausch zwischen Kollegen. Auch hinsichtlich Engagement, Motivation und Spaß punktet die gemeinsame Arbeit an einem Thema in der Gruppe . Und nicht selten werden hier wertvolle Erkenntnisse gewonnen, die später in die Tat umgesetzt werden. Aus diesem Grund sollte die Gruppenarbeit auch bei einem Digital-Event nicht zu kurz kommen.

Wie man die Mitarbeiter virtuell bei Laune hält

Das Digital-Event „Wir entdecken Dörken“ hielt die Teilnehmer sowohl mittels Interaktion aus dem Studio heraus, als auch mit Hilfe eines abwechslungsreichen Konzeptes für die Gruppenarbeit bei Laune. Nachdem die Vertreter der Geschäftsleitung und des Vorstandes ihre Vorträge gehalten hatten, wurden ihnen Fragen gestellt, die sie wiederum zur Beantwortung an einen spontan ausgewählten Mitarbeiter übergaben. So entstand ganz einfach ein interaktives Quiz.

Die Gruppenarbeitsphase begann mit dem gemeinsamen Mittagessen, welches allen Mitarbeitern vorab direkt zugeschickt worden war. Die rund 250 Teilnehmer wurden anschließend an 45 virtuelle Tische verteilt, an denen zu verschiedenen Themen diskutiert werden sollte. Das Themenspektrum reichte von der Frage, wer wohl der nächste Bundestrainer wird, über die Vorteile des Wasserstoffantriebs, Homeschooling, die Dienstwagenregelung bis hin zu Hobbys, Filmen und Serien. Zunächst wurden alle Teilnehmer zufällig verteilt, konnten nach Ablauf einer gewissen Zeit aber flexibel den Tisch und damit das Thema wechseln.

Talk-Runden und gemeinsames Mittagessen in der Pause virtuell an einem Tisch 

Noch mehr Gruppenarbeit kam in zwei Gesprächsrunden (Let’s talk) zustande, bei denen jeweils sechs Personen zufällig auf virtuelle Räume verteilt wurden. Im Vorfeld wurden pro Raum jeweils zwei Fragen vorgegeben, zu denen sich die Teilnehmer austauschen sollten. Hier entstanden zahlreiche neue Kontakte zwischen miteinander nicht oder nur flüchtig bekannten Kollegen.

In zwei Time-Slots standen überdies 17 sogenannte „Marktplätze“ bereit, die verschiedene Themen in den Fokus nahmen. Hier hielten vorab ausgewählte Mitarbeiter direkt aus dem Home Office oder Büro Präsentationen und informierten so ihre Kollegen. Zu Beginn wurden erneut alle Teilnehmer gleichmäßig verteilt, konnten sich aber später frei zwischen den virtuellen Räumen und ihren Themen bewegen.

Mit dem hier beschriebenen Projekt der DÖRKENGROUP in Zusammenarbeit mit der GO4IT! GmbH konnten zahlreiche Möglichkeiten aufgezeigt werden, wie sich auch in großen Digital-Veranstaltungen mit mehreren hundert Teilnehmern Nähe, Interaktion und effektive Gruppenarbeit gestalten lassen. Neben der konzentrierten, ergebnisorientierten Gruppenarbeit bot das gemeinsame Mittagessen Gelegenheit für den informellen Austausch. Auf diese Weise konnten alle Mitarbeiter über die volle Dauer des Digital-Events interaktiv eingebunden und motiviert werden.

Wenn Sie wissen möchten, welche Möglichkeiten Sie haben, Ihre Mitarbeiter mit digitalen Event-Formaten auch im Home Office effektiv zu informieren, zu schulen oder schlicht wieder in Kontakt mit ihren Kollegen bringen, sprechen Sie uns gerne an.