Die erste Präsenzveranstaltung nach Monaten

Worauf es jetzt ankommt

Neustart für Präsenzveranstaltungen? Woran Veranstalter jetzt zusätzlich denken müssen.

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Anfang Juli war es tatsächlich soweit: Wir führten die erste Präsenzveranstaltung seit Monaten durch! Dirk Kreuters Masterclass „Reden und Rhetorik“ stand auf dem Programm. In dieser dreitägigen Masterclass erklärte Europas erfolgreichster Verkaufstrainer seinen rund 100 Teilnehmern im Goldsaal der Dortmunder Westfalenhallen, wie sie als charismatische Redner Menschen mit Worten fesseln, als Person überzeugen und Kunden gewinnen.

Im letzten Jahr führten wir die gleiche Veranstaltung übrigens online durch – bei diesem Thema beinahe ein Ding der Unmöglichkeit. 

Präsenzveranstaltung mit umfassendem Hygienekonzept

Natürlich bauten wir für die Masterclass ganz klassisch eine Bühne, auf der Dirk Kreuter auftrat und seine spannenden Inhalte präsentierte. Da die Veranstaltung aber einen klaren Praxisbezug hatte, sollte auch Gruppenarbeit stattfinden können. Es reichte also nicht, beim Einlass und während der Veranstaltung schlicht auf die Abstände zu achten. Das Hygienekonzept war in diesem Fall viel umfangreicher!

Schon vor dem Event bekamen alle Teilnehmer ein Schreiben zugestellt, das über das Hygienekonzept informierte. Zusätzlich mussten sie eine beiliegende Gesundheitsbestätigung unterschreiben, mit der sie versicherten, keinerlei Symptome aufzuweisen. 

An jedem der drei Veranstaltungstage mussten alle Teilnehmer vor Veranstaltungsbeginn einen Antigen-Schnelltest machen. Auch die Gruppenbesetzung, die durchaus wechselte, wurde von uns jederzeit nachvollziehbar dokumentiert – eine beachtliche Aufgabe. Auch während der Gruppenarbeit wurden die Abstände eingehalten. Im Saal hatten die Teilnehmer feste Plätze.

Was bedeutet das Hygienekonzept für die Planung von Präsenzveranstaltungen?

Nun haben wir kurz die wichtigsten Hygienemaßnahmen angesprochen. Doch was bedeutet das eigentlich für die Planung von Präsenzveranstaltungen? Eine ganze Menge mehr an Arbeit, Technik- und Personaleinsatz!

Um die vorgeschriebenen Abstände überhaupt einhalten zu können, braucht es natürlich zunächst eine deutlich größere Location. Diese schlägt sich natürlich auch auf der Kostenseite nieder. In der Location selbst ist zusätzlich aber auch viel mehr Verkehrsfläche vonnöten, weil alles abstandsbedingt mehr Raum in Anspruch nimmt. Diese Verkehrsfläche wiederum muss natürlich veranstaltungstechnisch auch angemessen mit Licht, Ton, Ausstattung etc. bespielt werden.

Bei Dirk Kreuters Masterclass hatten wir noch mit dem „Sonderfall Gruppenarbeit“ zu tun. Auch in der Gruppe sind die vorgeschriebenen Abstände einzuhalten. Damit sich die Gruppenteilnehmer nicht über die Distanz hinweg anschreien müssen, sondern wirklich gut im Austausch miteinander sein können, bedarf es dezentraler tontechnischer Unterstützung. Und diese natürlich gleich mehrfach. Die Tontechnik muss gleichzeitig zentral (von der Bühne aus in den Raum hinein) und dezentral (innerhalb der einzelnen Gruppen) steuerbar sein, was einen höheren infrastrukturellen Aufwand bedeutet. Statt der üblichen Flipcharts braucht es mehrere große Displays, um Inhalte visuell zu transportieren.

Mit Blick auf nötige Testungen und Wartezeiten sowie die Wahrung der Abstände über den gesamten Tag hinweg, kann man ganz allgemein sagen, dass Zeitpläne, Laufwege, Catering- und Veranstaltungsabläufe ganz neu geplant werden müssen. Hier kommt man mit Erfahrung aus Vor-Pandemiezeiten nicht mehr weit. Selbst bei vermeintlich überschaubaren Größen von Präsenzveranstaltungen steht man schnell vor unglaublich hohen Anforderungen – auf die man nicht mal eben spontan reagieren kann. Die Zeiten und Abläufe müssen im Vorfeld wirklich detailliert und großzügig geplant werden. Um Menschenaufläufe an Cateringstationen zu vermeiden, bedarf es in der Regel Service-Personals, welches Speisen und Getränke an den Platz liefert.

Unter Pandemie-Bedingungen brauchen Veranstalter also mehr denn je einen versierten Partner, um Präsenzveranstaltungen in einer gewissen Größenordnung überhaupt sicher und vorschriftsmäßig durchführen zu können. Wir beraten Sie gerne bei Ihrem individuellen Vorhaben.

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