So wird Ihr Online-Event zum Erfolg

Online-Events sind aus bekannten Gründen auf dem Vormarsch. Doch was braucht es eigentlich, damit eine digitale Veranstaltung ein echter Erfolg wird – und nicht nur ein fader Abklatsch dessen, was hätte sein können, wäre eine Präsenzveranstaltung möglich gewesen? Wir haben in unserem Studio4.DIGITAL in den vergangenen Monaten Dutzende Online- und Hybrid-Veranstaltungen jeder Größenordnung und in allen denkbaren Formaten umgesetzt. Hier verraten wir 21 Faktoren, die über den Erfolg Ihres Digital-Events entscheiden.

Worauf Sie bei digitalen Event-Formaten unbedingt achten sollten

1. Emotion

Der Mensch ist ein emotionales Wesen. Wer seine Teilnehmer auf der Gefühlsebene abholt, kann sicher sein, dass sie über die Dauer der Veranstaltung engagiert dabei bleiben und sich gerne an das Event erinnern. Nicht zuletzt werden Dinge, die im Gehirn mit einer emotionalen Erfahrung verknüpft sind, nachweislich besser erinnert – ein ganz wesentlicher Punkt für alle Wissensvermittler (Coaches, Trainer, Ausbilder). Doch Vorsicht sei geboten, denn wer Emotionen nutzt, begibt sich auf dünnes Eis. Ist das Event-Script nicht gut durchdacht, kann es schnell over the top oder schlicht am Ziel vorbei gehen. Aus diesem Grund arbeiten wir mit professionellen Redakteuren, die unseren Online-Events einen durchgängigen roten Faden und den nötigen Feinschliff verpassen.

2. Interaktion

Wer hat sich noch nicht auf einer Konferenz stundenlang berieseln lassen oder bei einem Fach-Vortrag in Gedanken den Essensplan fürs Wochenende geschmiedet? Kann man so machen, ist aber nicht das, was wir uns für Ihr Digital-Event vorstellen. Generell gilt: Bei Digital-Events müssen Sie sich noch mehr ins Zeug legen, um Ihre Teilnehmer bei Laune zu halten, denn meist sitzen sie alleine zu Hause vor ihrem Rechner. Auf die natürliche Dynamik von Präsenzveranstaltungen können Sie nicht bauen. Umso wichtiger ist die Implementierung von verschiedenen Interaktionsmöglichkeiten (sowohl der Teilnehmer untereinander als auch mit den Menschen im Studio). Das reicht von Umfragen über einen Chat (der natürlich professionell betreut werden will, siehe Punkt 12), geplante oder spontane Zuschaltungen bis hin zum Verschicken von Teilnehmer-Paketen im Vorfeld (Punkt 7) des Online-Events.

3. Life is live

Führen Sie Ihr Digital-Event unbedingt als Live-Veranstaltung durch. Nur so können Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Interaktion mit den Teilnehmern überhaupt nutzen. Live bietet einen klaren Mehrwert. Alle Teilnehmer sowie die Personen im Studio sind zur gleichen Zeit dabei, können sich einbringen, kennenlernen und austauschen. Das Engagement aller Beteiligten ist live einfach höher. Live macht mehr Spaß, schafft Nähe und Verbindung und eröffnet Möglichkeiten, die Aufzeichnungen nicht bieten können.

4. Hochwertiger Content

Was für Präsenzveranstaltungen gilt, gilt natürlich auch für Digital-Events: Was immer Sie vorhaben, sorgen Sie für hochwertigen Content. Niemand möchte seine Zeit verschwenden – weder in Präsenz noch online. Veranstalter sollten daher besonderes Augenmerk auf die Wertigkeit Ihrer Inhalte sowie die Aufbereitung derselben legen, um Teilnehmern ein sinnvolles Digital-Erlebnis zu ermöglichen. Hier unterstützen wir gerne mit all unserer InHouse-Expertise sowie mit externen Experten, die einen roten Faden durch Ihre Digital-Veranstaltung weben und Ihnen helfen, einen Spannungsbogen aufzubauen, der über die gesamte Dauer trägt. Das führt uns zum nächsten Punkt…

5. Sich auf das Wesentliche konzentrieren

Es ist keine leichte Aufgabe einen meist mehrstündigen Livestream so zu scripten, dass am Ende ein Event entsteht, das die Teilnehmer begeistert, und welches gleichermaßen technisch optimal umgesetzt werden kann. Deshalb empfehlen wir: Überlassen Sie alle technischen Fragen einem versierten Studio-Dienstleister. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und lassen Sie unnötiges Beiwerk oder „Füllstoff“ einfach weg. Die Aufmerksamkeitsspanne ist bei der Online-Teilnahme meist nicht so lang, weil die Menschen mehr Ablenkungen (zu Hause, im Home Office) ausgesetzt sind. Wir unterstützen Sie gerne dabei, eine effektive Story zu entwickeln und stellen sicher, dass Ihre Inhalte gut vermittelt werden.

6. Saubere technische Planung

Einfach nur aufs Knöpfchen drücken und los geht der Livestream? Schön wär’s. In der Praxis steht hinter jeder erfolgreichen Digital-Veranstaltung eine exakte und sehr aufwendige technische Planung, die Set-Gestaltung, Licht, Video, Kamera, Ton, Regie, redundante Livestream-Technik, Teilnehmermanagement und vieles andere mehr umfasst. Mit unseren Technik-Profis im Rücken müssen Sie sich über all diese Dinge keine Gedanken machen (vgl. Punkt 5).

7. Pakete nach Hause schicken

Eine tolle Möglichkeit, die Wertigkeit Ihres Online-Veranstaltung zu erhöhen und im Vorfeld schon ordentlich Spannung aufzubauen, ist das Versenden von Teilnehmer-Paketen. Was Sie da reinpacken sollen? Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen interaktive Elemente, die Ihr Publikum aktiv mit einbeziehen. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Von Zauberutensilien, über Rezept-Zutaten, bunten Papieren bis hin zu Maßbändern – wir lassen uns etwas einfallen, das zu Ihrem Vorhaben passt.

8. Zuschaltungen aus aller Welt

Ein Riesenvorteil von Digital-Events ist, dass sie ortsunabhängig stattfinden. So erreichen Sie Teilnehmer, die nie zu einer Ihrer Präsenzveranstaltungen gekommen wären. Besonders schön ist das Zuschalten von Teilnehmern aus dem Ausland für multinationale Unternehmen, die auf diese Weise den Auslands-Teams eine Stimme und ein Gesicht geben können. Das schafft Verbundenheit und lässt Unternehmenskultur lebendig werden.

9. Konzept und Ablaufplan

Gut geplant, ist halb gewonnen! Nehmen Sie sich das zu Herzen und lassen Sie die nötige Sorgfalt bei der Konzeption und Ablaufregie walten. Nichts ist schlimmer als unklare Abläufe, ungewollte Pausen und Irritationen am Live-Set. Ein stimmiges Konzept, das Ihren Zielen entspricht und ein detaillierter Ablaufplan verschaffen den Personen im Studio die nötige Sicherheit, die vor der Kamera einfach gut tut. Unsere Spezialisten unterstützen sie mit all ihrer Erfahrung rundum dabei.

10. Zeit- und Pausenplanung

Bei mehrstündigen Digital-Events gilt es nicht nur das Programm selbst gut zu strukturieren, auch die generelle Zeit- und Pausenplanung gilt es zu berücksichtigen. Wie lange halten Ihre Teilnehmer im Block durch, bevor die Aufmerksamkeit in den Keller geht? Wie lassen sich Ihre inhaltlichen Einheiten so strukturieren, dass sich wohltuende Pausen integrieren lassen, ohne dass der Fluss der Veranstaltung gestört wird? Bedenken Sie, dass es passive und aktive Pausen gibt. Aktive Pausen können zum Beispiel kurze Bewegungseinheiten sein. Nutzen Sie alle Möglichkeiten einer guten Event-Struktur, um Ihre Teilnehmer motiviert und wach durch Ihre Veranstaltung zu führen.

12. Teilnehmer-Betreuung

Eng verwandt ist die Teilnehmer-Betreuung, die Sie keinesfalls vernachlässigen sollten. Die wenigsten Online-Events sind heute als reine Sender-Empfänger-Formate konzipiert. Interaktion heißt das Zauberwort (vgl. Punkt 2). Damit es aber zu einem echten Austausch kommt, wollen Teilnehmer auch betreut werden. Wer sich per Handzeichen oder Chat zu Wort meldet, möchte gehört werden. Stellen Sie also jederzeit sicher, dass alle offenen Kommunikationskanäle durchgängig überwacht und betreut werden. In diesem Zuge sollten Sie sich ebenfalls Gedanken über den konkreten Interaktions-Workflow im Studio machen.

13. Teilnehmer-Registrierung

Hier geht es vordergründig um Ihre digitale Sicherheit. Eine durchdachte Teilnehmer-Registrierung, die exakt Ihren Sicherheitsanforderungen entspricht, ist Pflicht bei jedem Digital-Event, das nicht öffentlich und für möglichst viele Menschen frei zugänglich sein soll. Insbesondere bei Veranstaltungen mit Zutrittsbeschränkung (z.B. firmeninterne Kommunikationsmaßnahmen) und kostenpflichtigen Events ist es wichtig, genau zu wissen, wer von wann bis wann dabei war und ob es sich tatsächlich um die registrierten Personen handelte. So so stellen Sie nicht nur sicher, dass nur angemeldete Personen teilnehmen, sondern können im Falle von Copyright-Verletzungen auch wirksam nachverfolgen. Lesen Sie hier mehr über die digitale Sicherheit im Studio4.DIGITAL.
 

Außerdem lassen sich mit diesen Maßnahmen Erfolg und Zielerreichung Ihrer digitalen Veranstaltung messen.

14. Ziele festlegen

Würden Sie in einen Zug einsteigen ohne zu wissen, wo er hin fährt? Vermutlich nicht. Also planen Sie auch kein Digital-Event, ohne zu wissen, welche Ziele Sie damit erreichen wollen. Nur wer genau weiß, was er sich verspricht, kann geeignete Mittel finden, um diese Ziele auch zu erreichen. Deshalb investieren wir viel Zeit in das Gespräch mit unseren Kunden. Wir möchten wissen, wohin die Reise gehen soll. Welche inhaltlichen oder monetären Ziele verbinden Sie mit dem Event? Geht es Ihnen nur um dieses eine Online-Event, planen Sie eine Event-Reihe oder ist das Digital-Event der erste Schritt für nachgelagerte Aktionen? Die Ziele sind so vielfältig, wie die Kunden, die zu uns ins Studio kommen. Wir geben Ihnen genau die Unterstützung, die Sie brauchen.

15. Die Wahl der richtigen Plattform

Machen Sie sich schon früh Gedanken über Ihre konkreten technischen Anforderungen. Viele Schwierigkeiten lassen sich vermeiden, wenn zu Beginn gut abgewogen wird, was Ihr Event wirklich verlangt. Die Wahl der richtigen Plattform ist hier ein besonders wirksamer Hebel. Nicht alles ist auf jeder Plattform einfach machbar. Die Entscheidung für die richtige Plattform schont Budget, Zeit und Nerven. Wir begleiten alle Digital-Events im Studio4.DIGITAL von Anfang an engmaschig und prüfen immer wieder, ob sich das Vorhaben noch mit der Planung deckt. Je mehr Details in einer frühen Planungsphase festgelegt werden, desto besser. Im Studio4.DIGITAL realisieren wir Online-Events aller Art plattformunabhängig und verfügen sogar über eine proprietäre Lösung.

16. Professionelle Moderation

Gehören Sie zu den Menschen, die vor der Kamera richtig aufblühen oder treibt Ihnen die Vorstellung unter hellen Studioleuchten in eine Kamera zu sprechen die Schweißperlen auf die Stirn? Wenn Sie feststellen, dass das Studio-Set nicht Ihr „natürlicher Lebensraum“ ist, dann holen Sie sich unbedingt jemanden dazu, auf den das zutrifft: einen professionellen Moderator. Ja, eine professionelle Moderation kostet Geld, schont aber ganz erheblich Ihre Veranstalter-Nerven. Zudem wirkt ein erfahrener Moderator wie ein sicherer Anker für unsichere Akteure am Set. Sie wissen nicht mehr weiter? Der Moderator holt sie charmant aus der Klemme. In jedem Fall wertet eine sichere Moderation Ihr Digital-Event erheblich auf.

17. Kreativität

Digital-Events stellen nicht nur andere Anforderungen als Präsenzveranstaltungen, sie bieten auch ganz neue Möglichkeiten. Diese sollten unbedingt kreativ genutzt werden, um das Publikum aktiv einzubeziehen und die Aufmerksamkeit hoch zu halten. Wir finden für alle Kunden kreative Lösungen, um Digital-Events die nötige Spannung und Interaktion zu verleihen, erstellen den Content und ein packendes Storytelling. Ganz gleich, mit welchem Thema Sie zu uns kommen; wir wissen, wie man es gut und visuell ansprechend inszeniert.

18. Proben

Ein Testlauf schadet nie. Wie viel Zeit Sie bei Ihrem Vorhaben für Proben und Testläufe einplanen sollten, lässt sich nicht verallgemeinern. Es kommt ganz auf Ihr Script und Ihre Ansprüche an. Wir hatten schon Kunden zu Gast im Studio4.DIGITAL, die volle drei Tage geprobt hatten. (Es hat sich gelohnt, soviel sei an dieser Stelle verraten.) In jedem Fall möchten wir Ihnen empfehlen: Proben Sie und planen Sie entsprechend Zeit und Budget dafür ein.

19. Event-Erinnerungen verschicken

Die Fülle an Online-Events führt dazu, dass es einige Teilnehmer nicht mehr ganz so genau mit ihren Zusagen nehmen. Um die No-Show-Quote bei Ihrem Digital-Event so niedrig wie möglich zu halten, sollten Sie unbedingt eine oder mehrere Event-Erinnerungen versenden. Diese eignen sich auch für kleine Teaser, die die Spannung und Vorfreude steigen lassen.

20. Abwechslung

Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrecht zu erhalten oder um unterschiedliche Veranstaltungsziele zu erreichen, empfiehlt es sich, das Setting im Studio zu variieren. Das gilt insbesondere für ganztägige Veranstaltungen (z. B. Seminare, Weiterbildungen) und mehrtägige Online-Events. Abwechslung lässt sich mit Hilfe wechselnder Formate generieren. Nutzen Sie Keynotes, Panels, Diskussionsrunden in Beakout-Rooms und interaktive Tools wie z. B. Umfragen. Aus Studio-Sicht verhindern auch zahlreiche verschiedene Kameraperspektiven die visuelle Ermüdung der Teilnehmer.

21. Studiogröße und -ausstattung

Je nachdem, wie lange Sie proben, verbringen Sie mindestens einen, oft zwei Tage im Studio Ihrer Wahl. Achten Sie also darauf, welche Annehmlichkeiten das Studio bietet. Mindestens eine Lounge zum Ausruhen sowie ein separater Catering-Bereich sollten vorhanden sein. Aus unserer Erfahrung können wir sagen: Ein wirklich erfolgreiches Online-Event braucht Raum. Die Größe des Studios insgesamt wie auch die Größe Ihres Sets entscheiden maßgeblich über Ihre gestalterischen Optionen. Soll es visuell beeindruckend sein, sollte das Studio zudem 180° bespielbar sein.

Fazit

Unabhängig davon, welche Art von Digital-Event Sie planen, gilt es Einiges zu beachten, damit Sie Ihre Ziele erreichen. Prüfen Sie jeden der genannten Punkte individuell auf Relevanz und klären Sie im Vorfeld, wie Ihr Best-Case-Szenario in diesem Bereich aussieht. Unsere Checkliste  kann Ihnen eine erste Orientierung geben. Ein seriöser Studio-Dienstleister wird Sie von Anfang an begleiten und die richtigen Fragen stellen, auf die Sie selbst nicht rechtzeitig gekommen wären. Deshalb sind Beratung und Projektmanagement wesentliche Erfolgsbausteine im Studio4.DIGITAL.