5 Tipps für erfolgreiche Firmen-Events

Mit diesen Tipps gelingt dein nächstes Corporate Event garantiert

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße sind sie fester oder auch unregelmäßiger Teil des Jahresplans: Fimenveranstaltungen, oft auch Corporate Events genannt. Corporate Events sind so verschieden wie die ausrichtenden Unternehmen und variieren mit dem Event-Ziel.
Ob Firmenjubiläum, internationales Sales Meeting, Jahreskickoff oder Kundeninformationsveranstaltung, sie alle haben zwei
Dinge gemeinsam:

Sie machen firmenintern im Vorfeld sehr viel Arbeit.
Sie kosten schnell viel Geld.

Damit Zeit, Mühe und Finanzen möglichst effektiv eingesetzt werden, gibt es ein paar „goldene Regeln“, die du unbedingt bei deinem nächsten Firmenevent beherzigen solltest. Du kannst die folgenden Tipps auch nutzen, um dein aktuelles Vorgehen auf den Prüfstand zu stellen.

Tipp 1: Setze klare, messbare Ziele

Eine klare Zielsetzung nach dem SMART-Prinzip (spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert) hilft dir, die Organisation des Events und die Marketing-Maßnahmen rund um das Event mit dem richtigen Fokus anzugehen. Damit am Ende nicht irgendwas rauskommt, sondern genau das, was du und dein Team angestrebt haben. Mach dir also zuerst klar, aus welchem Grund und mit welchem Ziel du das Event veranstalten möchtest.

Möchtest du eine Networking-Veranstaltung durchführen, bei der eventuelle Präsentationen oder Vorträge auf der Bühne eher zweitrangig sind? Möchtest du die Markenbindung deiner Kunden stärken und in erster Linie ein gutes Erlebnis mit interaktiven Elementen, tollem Essen, Musik und ausgelassener Atmosphäre bieten? Oder möchtest du den Fokus auf Wissensvermittlung legen und eine qualitativ hochwertige Präsentation – eventuell mit hochkarätigen Experten als Speaker – bieten?

Dein Ziel entscheidet ganz klar mit darüber, wie dein Event gestaltet werden muss.

Tipp 2: Wahl der Location

Die Wahl der Location für ein Corporate Event ist mehr als die bloße Auswahl eines Ortes. Entscheidest du dich für einen Full-Service-Anbieter wie GO4IT!, wählst du nicht nur den Veranstaltungsort, sondern auch das Team aus, welches dich von Beginn an unterstützt.
Du solltest dich nicht nur menschlich mit deinem Veranstaltungspartner wohl fühlen, sondern auch auf dessen fachliche
Expertise achten.

Nicht jede Location ist für jedes Corporate Event gleichermaßen geeignet. Prüfe während des Location-Scoutings also unbedingt, ob sich dein individuelles Vorhaben wirklich ideal an diesem Ort umsetzen lässt oder ob du beispielsweise hohe Aufwände (und damit Kosten!) generierst, weil viel Material extern zugemietet und herbeigeschafft werden muss.

Digitale Formate

Eine Vielzahl von Firmenevents lassen sich sehr gut und mitunter sogar bevorzugt digital umsetzen. Digitale Events stellen andere Anforderungen als Präsenz-Events. Informiere dich im Vorfeld gut und besprich dein Vorhaben mit Digital-Expert:innen.

Unser Studio4.DIGITAL beispielsweise ist ideal für digitale Corporate Events, wie z.B. Webinar-Aufnahmen oder hybride Seminare mit Präsenz- und Online-Teilnehmer:innen. Durch unser großzügiges Foyer lassen sich selbst exklusive, hochwertige Events mit Gala-Flair realisieren.

Kurz gefasst: Die gewählte Location sollte zu deinem Vorhaben passen.

Tipp 3: Marketing

Das schlimmste Corporate Event ist das, zu dem keiner kommt. Überlege dir also genau, wen du auf deiner Firmenveranstaltung unbedingt sehen willst. Diese Personen schickst du am besten eine persönliche Einladung. Deine weitere Zielgruppe kannst du eventuell gut über Social Media oder deine E-Mail-Liste erreichen.

Egal wie, lade rechtzeitig und gerne auch mehrstufig ein.

Überlegungen im Zeitverlauf

Mache dir im Voraus Gedanken darüber:

wie und wann du das Event ankündigen möchtest
wie das Sign-up laufen soll (z.B. Landingpage mit Teilnehmerregistrierung)
wie du deine Zielgruppe im Vorfeld des Events auf dem Laufenden hältst (z.B. durch eine Spezielle Event-Website mit Infos zu Anfahrt, Parken, Programm, Kulinarik, mehrstufigen E-Mailings etc.)
und wie du die Veranstaltung dokumentieren möchtest (Foto- /Videograf, Aftershow-Movie)

Tipp 4. Deine Teilnehmer:innen im Fokus

Zu oft schauen Unternehmen bei Corporate Events ausschließlich durch die Unternehmensbrille. Dann steht schnell das Sendungsbedürfnis der Firma im Mittelpunkt der Veranstaltung. Gelungene Corporate Events erreichen Unternehmensziele aber, indem sie das Programm aus der Sicht der Teilnehmenden konzipieren.

Mehrwert bieten

Ein Corporate Event nur um des Events Willen – das wird nicht gut funktionieren. Bei aller Zielsetzung und Strategie darfst du deine Teilnehmenden nicht aus dem Blick verlieren.

Das Was und Wie deines Corporate Events

Wie nehmen Teilnehmer:innen das Unternehmen und die Veranstaltung wahr?
Wie kommen sie an? Was passiert an der Rezeption?
Wie erleben sie den Einlass? Wie finden sie Orientierung? Sind alle Laufwege klar ersichtlich?

Gibt es einen Sekt zur Begrüßung oder kleine Snacks? Sorge für Aufmerksamkeit und Umsicht zu Beginn der Veranstaltung.
Wie wird das Event im Verlauf erlebt und wieviel Mehrwert bietet es den Teilnehmenden? Stelle dir unbedingt die Frage, warum die Teilnehmer:innen zu dem Event kommen und was ihre Erwartungen sind. Übertriffst du Erwartungen, hast du schon gewonnen.
Gestalte Programm und Inhalt möglichst ansprechend. Lade dir hochkarätige Speaker:innen oder Gäste für eine Podiumsdiskussion ein.

Sorge für Spannung

Ein gutes Event-Programm lebt nicht allein von einer Präsentation, Podiumsdiskussion oder Expertenmeinung. Viel wichtiger ist der Erhalt des Spannungsbogens über den Veranstaltungsverlauf hinweg. Wenn deine Gäste eine Stunde lang von jemandem „bequatscht“ werden, kommt sicherlich keine Begeisterung für deine Marke auf.

Mehr Action für alle

Binde dein Publikum – online und vor Ort – aktiv mit ein!
Engagiere gute Moderator:innen, wenn du Interviewsituationen oder Diskussionen spannend machen möchtest.
Sprich auch dein Programm mit deinem Technik-Dienstleister durch, um
zwischen Content-Blöcken auch mal ein Jingle oder Musikstück einzuspielen
die Lichtstimmung im Raum zu verändern
Einlaufmusik für die Redner:innen abspielen zu lassen
interaktive oder spielerische Elemente sinnvoll einzubinden
Licht, Ton, Video oder auch mal eine Konfettikanone als szenische Elemente zu nutzen

Verpflegung und Unterhaltung

Brot und Spiele!

Niemand ist zufrieden, wenn er/ sie hungrig ist und nichts zu lachen hat. Sorge also dafür, dass es vom Einlass über die Mittagspause bis hin zum Abend immer etwas Gutes zu Essen gibt. Unterhaltung schaffst du über eine gute musikalische Darbietung oder das Bühnenprogramm an sich.

Networking

Bei jedem Corporate Event geht es immer auch ums Netzwerken. Schaffe gezielt Gelegenheit dafür, dass Menschen einander kennenlernen und Visitenkarten tauschen. Auch du selbst kannst dich hierzu natürlich unter deine Gäste mischen und mit ihnen ins Gespräch kommen.

Hole dir Feedback ein

Niemand ist perfekt, und gerade bei Events lernt man mit jedem Mal noch etwas dazu. Hole dir während und nach dem Event daher unbedingt Feedback zur Veranstaltung ein, um sowohl deinen Content, als auch die Formate zu optimieren. So kannst du auch eruieren, ob die gewählte Location deinen Gästen zusagt und ob du dein Veranstaltungs-Ziel (siehe Tipp 1) erreicht hast.

Fazit

Mit strategischer Zielformulierung und einer guten Planung gehst du deinem nächsten Corporate Event entspannt und zuversichtlich entgegen. Räume dir und deinem Team ausreichend Zeit für die Vorbereitung des Events ein. Die richtige Location, Programmplanung und Kommunikation entscheiden über die Attraktivität deiner Veranstaltung. Ein digitales oder hybrides Event kann deinen Teilnehmerkreis erheblich erweitern. Mit der Zielgruppe im Fokus (Stichworte: Mehrwert und Spannungsbogen) sowie den richtigen externen Partnern an deiner Seite bist du auf dem besten Weg, ein denkwürdiges Event zu kreieren.