Vereine und Verbände müssen regelmäßig zusammenkommen.
Ob Mitgliederversammlung, konstituierende Sitzung, außerordentliche Sitzung oder Vorstandssitzung – die Gründe für ein Zusammenkommen verschiedener Vereins-/ Verbandsakteure sind vielfältig. Das Vereinsrecht schreibt Vieles davon vor.
Aber mal ehrlich: Wer denkt schon: „Yay, nächste Woche ist Mitgliederversammlung – ich kann’s kaum erwarten!“ Derartige Sitzungen stehen doch eher im Verdacht trübselige, langatmige und in jedem Fall langweilige Veranstaltungen zu sein.
Doch das muss nicht sein. Im Folgenden geben wir dir und deinem Verein / Verband 5 Tipps, mit denen du eine effiziente, produktive Sitzung gestaltest, obendrein mehr Mitglieder aktivierst und im besten Falle deren Engagement langfristig steigerst.
Nimm deine inhaltliche Planung nach dem I-E-D-Prinzip vor: I = Information, E = Entscheidung, D = Debatte. Zum einen gibst du dem/der Moderator:in oder Versammlungsleiter:in damit eine klare Linie vor, zum anderen macht es dir und deinen Teilnehmenden den Zweck des jeweiligen Programmpunktes zweifelsfrei klar. So kann jeder schon im Vorfeld überlegen, wozu er oder sie sich einbringen möchte. Für eine effiziente Sitzung ist es entscheidend, dass allen Beteiligten klar ist, welche Themen in welchem Umfang und mit welchem Ziel besprochen werden.
Oft sprechen bei Vereins- oder Verbandssitzungen nur die Personen auf dem Podium. Die Teilnehmer:innen beschränken sich meist darauf, zu gegebener Zeit die Hand für eine Abstimmung zu heben. Auch das geht besser.
Egal in welchem Format du deine Versammlung abhältst (Hybrid, Online oder Präsenz), du solltest immer interaktive Elemente / Momente konzipieren, um den Spannungsbogen und damit die Aufmerksamkeit der Anwesenden hoch zu halten.
Das können kleine Spiele, Diskussionsrunden oder Abstimmungen sein. Aber auch die Erhebung eines Stimmungsbildes mit ausgedruckten Emojis kann dazu beitragen, dass deine Teilnehmenden im Geist dabei bleiben und sich als aktiven Teil der Veranstaltung erleben.
KISS steht für Keep It Short and Simple. Manch einer sagt auch „Keep it simple, stupid.“
Ziehe die Dinge nicht unnötig in die Länge, sondern sorge mit guter Struktur und visuell ansprechend aufbereiteten Inhalten dafür, dass die Teilnehmer folgen können und das Thema zügig zu einem Abschluss kommt. Denn der nächste Tagesordnungspunkt wartet schon.
Das KISS Prinzip führt zu effizienteren und produktiveren Verbandssitzungen. Das bewusste Setzen von zeitlichen Begrenzungen kann helfen, diesen Prozess zu unterstützen. Schau dir doch mal das Konzept des Time-Boxings an, in dem einzelne Aufgaben in eine „Zeitbox“ gesteckt werden. Ein gut sichtbarer Timer kann alle Beteiligten dabei unterstützen die zeitliche Zielvorgabe einzuhalten.
Natürlich bereitest du deine Präsentation gut vor und gestaltest sie gemäß eurem Corporate Design. Ist dir klar, dass du schon bei der Gestaltung deiner Inhalte auf die Aktivierung deiner Zuhörerschaft achten kannst?
Baue passende Animationen an geeigneten Stellen ein und veranschauliche Fakten in Diagrammen, um den Betrachtenden Abwechslung zu bieten und den Inhalt einfach aufzubereiten.
Aktivierende Inhalte wie Animationen, Überblendungen, Zeitstrahlen und Diagramme kannst du besonders gut auf den LED-Wänden in unserem Studio4.DIGITAL zeigen.
Debattieren und Entscheidungen treffen ist das eine. Die Königsdisziplin ist aber immer noch die Umsetzung.
Daher solltest du die Ergebnisse eurer Beratungen nicht nur protokollieren, sondern noch am Ende der Sitzung die nächsten Schritte verbindlich verkünden – im Idealfall mit einem Zeitrahmen versehen.
So wissen alle Beteiligten sofort, was zu tun ist, während andere das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben. Das erhöht die Motivation wiederum für die nächsten Handlungsschritte.
Verbands- und Vereinssitzungen müssen nicht müde machen. Sie können sogar ziemlich viel Spaß machen, produktiv sein, Mitglieder motivieren und das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken.
Zumindest wenn ihr euch nicht beim Kegelverein um die Ecke in den Keller setzt, um zu tagen. Auch der klassische Konferenzraum im Hotel steht nicht im Verdacht, die Leidenschaft für die Vereinsarbeit anzukurbeln.
Wenn du bereit bist, eure nächste Verbandssitzung zu einem motivierenden und spannenden Erlebnis zu machen, dann komm zu uns ins Studio4.DIGITAL. Hier findest du den optimalen Rahmen für Präsenz-, Hybrid- oder Online-Sitzungen.
Gerne beraten wir dich zum optimalen Format für dich und deinen Verband.
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